Mentions légales  ·  Surveillance de la boîte de courriel

Surveillance de la boîte de courriel
Fonctionnement et ce que nous voyons

Date d'entrée en vigueur : 14 septembre 2026  ·  Dernière mise à jour : 22 octobre 2026

La surveillance de la boîte de courriel est un service facultatif. Vous choisissez de l'activer, et vous pouvez la désactiver en tout temps.

Le présent avis porte uniquement sur la surveillance de la boîte de courriel. Chez Office Guard, notre avis de confidentialité général couvre notre site Web, votre compte et nos relations avec vous en tant que client, et continue de s'appliquer à ceux-ci. En cas de divergence entre les deux au sujet de votre boîte de courriel ou de son contenu, le présent avis prévaut. Le contenu de la boîte de courriel n'est jamais utilisé à des fins publicitaires et n'est jamais communiqué à des entreprises de publicité ou d'analyse.

Ce que vous nous fournissez

Pour surveiller votre boîte de courriel, nous devons y avoir accès, et la façon dont cela fonctionne dépend de votre fournisseur.

Si vous utilisez Outlook.com ou un autre compte Microsoft, vous nous donnez votre autorisation sur le propre écran de connexion de Microsoft. Nous recevons un jeton, jamais votre mot de passe, et seulement les autorisations que vous y approuvez.

Si vous utilisez Gmail ou Yahoo, vous créez un mot de passe d'application dans les paramètres de votre propre compte et vous nous le transmettez. Nous le stockons. Ce n'est pas le mot de passe de votre compte, et vous pouvez le supprimer chez votre fournisseur en tout temps sans passer par nous.

Avec certains services de courriel, vous fournissez votre mot de passe de courriel. Nous le stockons sous forme chiffrée. Le modifier met fin à notre accès.

Il est important de bien comprendre ce que couvre un mot de passe d'application. Il ne se limite pas à une partie de votre boîte de courriel. Il donne accès à toute votre boîte de courriel : tous les dossiers, y compris la possibilité de modifier ou de supprimer des messages. Votre fournisseur de courriel n'offre pas d'option plus restreinte. Nous nous limitons à vérifier vos dossiers Boîte de réception, Brouillons et Envoyés, et nous ne modifions, ne déplaçons, ne classons ni ne supprimons jamais rien. C'est un engagement que nous prenons dans la conception de notre logiciel, et non une restriction que votre fournisseur nous impose.

Ce que nous vérifions

Nous vérifions les messages de vos dossiers Boîte de réception, Brouillons et Envoyés à mesure qu'ils arrivent ou que vous les rédigez. Nous vérifions le courrier entrant pour y repérer des signes de fraude, et nous vérifions ce que vous vous apprêtez à envoyer pour y repérer des renseignements personnels sensibles.

Nous ne voyons que le courrier qui arrive après votre connexion. Nous ne regardons rien de ce qui se trouvait déjà dans votre boîte de courriel, et nous ne parcourons ni vos archives ni vos autres dossiers.

Ce que nous conservons

Nous ne conservons pas vos messages. Le contenu des messages est examiné en mémoire et n'est pas stocké.

Ce que nous stockons, c'est un registre de ce que nous avons trouvé : quelle vérification a trouvé une correspondance, son degré de gravité, le moment où cela s'est produit et l'identifiant que votre fournisseur de courriel a attribué au message. Pour un avertissement concernant un message que vous avez reçu, nous stockons aussi le nom et l'adresse courriel de l'expéditeur tels qu'ils figurent sur le message, afin de pouvoir vous dire de qui il provient lorsque nous vous avertissons. Nous ne stockons ni le message, ni son objet, ni aucun élément ayant correspondu à une vérification.

Lorsque nous vous avertissons qu'un brouillon contient des renseignements personnels sensibles, nous consignons de quel type il s'agissait (un numéro de sécurité sociale, des coordonnées bancaires) et jamais le numéro lui-même. Le numéro n'est ni stocké ni envoyé où que ce soit, y compris à nous.

Nous stockons aussi un registre indiquant que la connexion à votre boîte de courriel fonctionnait, afin de pouvoir vous dire honnêtement si vous étiez couvert.

Les personnes avec qui vous correspondez

Pour distinguer un véritable contact d'une personne qui se fait passer pour un contact, nous conservons un registre des personnes avec qui vous correspondez : l'adresse courriel et le nom affiché sur les messages que vous recevez et sur ceux que vous envoyez, à quelle fréquence et à quel moment, et si vous leur avez écrit en plus d'avoir reçu des messages de leur part. À partir de ces données, nous pouvons vous avertir lorsqu'un message utilise un nom familier avec une adresse inconnue, provient d'une adresse qui imite de près celle d'une entreprise avec laquelle vous faites affaire, ou redirige votre réponse vers une nouvelle destination.

Deux autres détails sont conservés sous une forme que nous ne pouvons pas reconvertir en l'original : l'adresse de réponse figurant sur les messages d'un contact et tout numéro de téléphone qui y apparaît. Chacun est stocké sous forme de hachage à sens unique, ce qui nous permet de répondre à la question « est-ce la même chose qu'avant? » et à rien d'autre. C'est ainsi que nous pouvons remarquer qu'un contact que vous connaissez vous a demandé d'appeler un numéro que cette personne n'a jamais utilisé, ce qui correspond au schéma d'une attaque par usurpation vocale.

Ce registre n'est communiqué à personne, n'est jamais utilisé à d'autres fins que de vous envoyer des avertissements, et est supprimé dès que vous déconnectez votre boîte de courriel ou que votre abonnement prend fin. Si la connexion à votre boîte de courriel cesse de fonctionner et n'est pas rétablie, il est supprimé après 30 jours.

Où vont les données

Nous vérifions les adresses Web trouvées dans vos courriels auprès du service Web Risk de Google, qui nous indique si un site est connu comme malveillant. Cela signifie que l'adresse Web elle-même est transmise à Google. Rien d'autre du message ne l'accompagne : ni le texte, ni la personne qui l'a envoyé, ni votre nom, ni votre compte.

Pour savoir à quel point le domaine d'un expéditeur ou un site Web lié est récent, nous recherchons le nom de domaine dans les registres publics d'enregistrement des noms de domaine (RDAP, ou WHOIS pour les pays dont le registre n'offre pas RDAP). Seul le nom de domaine est transmis, par exemple example.com. Le reste de l'adresse Web, le message et tout ce qui vous concerne restent chez nous.

Si nous devons vous avertir, nous envoyons une notification au téléphone et aux navigateurs que vous avez configurés, par l'intermédiaire du service de notification d'Apple, de Google, de Microsoft ou de Mozilla. La notification indique de quel type d'avertissement il s'agit et, pour un lien dangereux, le site vers lequel ce lien pointe. La notification n'indique jamais de qui provenait le message. Ce détail s'affiche seulement lorsque vous ouvrez votre tableau de bord Office Guard.

Deuxième examen par IA. Nous utilisons l'IA d'Anthropic pour revérifier certains courriels. Sauf dans des circonstances extrêmement rares, nous retirons d'abord les adresses courriel et les numéros de téléphone. Anthropic n'utilise pas vos courriels pour entraîner son IA. Anthropic les supprime normalement dans un délai de 30 jours. Vous pouvez activer ou désactiver le deuxième examen par IA dans les paramètres.

Mis à part ce que décrit cette section, rien concernant vos courriels ne quitte Office Guard. Nous pouvons divulguer des renseignements si la loi l'exige.

Amélioration de nos vérifications

Nous examinons la fréquence à laquelle nos vérifications se déclenchent chez l'ensemble des clients, afin de savoir quand une vérification est trop sensible ou laisse passer quelque chose. Il s'agit de nombres et de tendances, pas de messages. Nous ne pouvons pas voir le texte qui a déclenché une vérification, seulement le fait que la vérification s'est déclenchée et, pour le courrier entrant, qui était l'expéditeur.

Si vous nous signalez qu'une vérification commet une erreur, nous pouvons voir à quelle fréquence cette vérification s'est déclenchée sur votre compte, mais pas ce sur quoi elle s'est déclenchée. Pour en trouver la cause, il faut l'examiner avec vous.

Si vous avez un forfait Famille

La personne qui organise votre forfait Famille peut voir si votre boîte de courriel est connectée et combien d'avertissements ont été déclenchés pour vous au cours des 30 derniers jours, ainsi que le même nombre pour chaque mois dans son rapport mensuel. Cette personne ne peut pas voir vos messages, leur contenu, les personnes avec qui vous correspondez ni l'objet d'un avertissement. Vous pouvez désactiver le nombre d'avertissements à partir de votre page Famille en tout temps.

Désactivation

Vous pouvez déconnecter votre boîte de courriel à tout moment à partir de votre tableau de bord Office Guard. La déconnexion prend effet immédiatement.

Vous pouvez aussi révoquer notre accès directement auprès de votre fournisseur de courriel, dans les paramètres de votre propre compte, sans passer par nous.

Si votre abonnement expire

Si votre paiement échoue, la surveillance se poursuit pendant 30 jours. Une carte qui expire n'est habituellement pas une décision de partir, et nous préférons continuer à vous protéger pendant que vous réglez la situation.

La production de rapports cesse au moment où votre abonnement expire.

Vous pouvez effectuer la déconnexion à tout moment pendant ces 30 jours.

Après 30 jours, nous supprimons les identifiants de votre boîte de courriel et les constats que nous conservons à votre sujet. Nous vous offrirons une copie de vos constats et de votre historique de protection avant que cela se produise. Cette copie contient vos constats, pas vos messages, car nous n'avons pas vos messages.

Si vous supprimez votre compte, la surveillance cesse et les identifiants de votre boîte de courriel sont supprimés immédiatement, et les constats que nous conservons à votre sujet sont supprimés dans un délai de 30 jours.

Durée de conservation des constats dans les autres cas

Tant que votre abonnement est actif, nous conservons les résultats pendant 12 mois.

Si Office Guard est vendu

Si Office Guard est un jour acquis ou fusionne avec une autre entreprise, la connexion de votre boîte de courriel et vos résultats seraient transférés avec le service, afin que votre protection se poursuive sans interruption. Nous vous en informerions à ce moment-là. Toute entreprise qui nous aurait acquis serait liée par le présent avis et devrait vous en informer et vous demander de nouveau votre accord avant de modifier la façon dont votre boîte de courriel est traitée.

Nous ne remettrions à aucune entreprise évaluant une telle transaction les identifiants de boîte de courriel, le contenu des messages ni les résultats.

Si le présent avis change

Si nous apportons un changement important à la façon dont votre boîte de courriel est traitée, nous vous en informerons et vous demanderons d'accepter les nouvelles conditions. La surveillance est suspendue jusqu'à ce que vous les acceptiez, plutôt que de se poursuivre selon des conditions que vous n'avez pas acceptées.